Каждому работнику, совершившему проступок, работодатель должен дать возможность объясниться, прежде чем применить наказание. Объяснительная записка об ошибке в работе (образец приводится в статье) составляется работником в течение двух дней со дня предъявления требования её написать.
Первое, что должен сделать работодатель при обнаружении нарушения со стороны работника, — зафиксировать это нарушение.
В качестве такой фиксации можно применить:
Установленный порядок применения наказания предусматривает обязательное истребование объяснений от работника. В этих целях работодатель обязан попросить сотрудника написать ему объяснительную записку. Такое требование составляется в свободной форме. Его можно и не оформлять письменно, например, если работник сам готов объясниться. Но бывают конфликтные ситуации. В таких случаях работодателю рекомендуется потребовать объяснений в письменном виде.
Если работник откажется от объяснений, то после двух дней руководство вправе составить об этом акт. На основании объяснения или акта о непредоставлении объяснений руководство должно издать приказ о применении выбранного им дисциплинарного взыскания. Этот приказ в течение трёх рабочих дней нужно объявить нарушителю под подпись. В эти дни не входит отсутствие работника. Если работник откажется от ознакомления с приказом и проставления подписи на приказе, то руководству следует составить акт об этом.
Законодательством не установлена форма объяснения работника о совершенном им нарушении. Не установлены и требования к объяснительной. Но, исходя из сути этого документа, в нем должны быть отражены:
Объяснительная (образец приводим к данной статье) составляется от первого лица в одном экземпляре. Так как этот документ составляется работником, то работодатель не вправе диктовать его текст и настаивать на включении в него каких-либо обстоятельств.
Образец объяснительной записки
Для выявления проступка нужно определить:
Для того, чтобы работодатель и работник чётко понимали, кто и за что несёт ответственность, трудовые обязанности всех работников должны быть подробно описаны. Все принимающиеся на работу лица должны быть с ними ознакомлены. Трудовые обязанности фиксируются в трудовом договоре. Более подробно они могут быть отражены в индивидуальной должностной инструкции.
Если работодатель после получения объяснительной записки и по данным руководителя нарушителя выявит, что действительно был совершён дисциплинарный проступок, то к нарушителю могут быть приняты меры дисциплинарного взыскания.
Предусмотрены следующие виды взысканий:
Работодатель вправе выбрать только одно из наказаний. Уволить же работника за проступок можно только лишь в перечисленных в
Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.
Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
Декану историко — филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.
Объяснительная записка
Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.
Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.
Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.
Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.
Объяснительная записка
О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей — женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.
Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.
Объяснительная записка
Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.
Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.
подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.
Объяснительная записка
Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.
Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.
Объяснительная записка
Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.
Директору магазина № 8
Климовой Н.П.
от кассира отдела промышленных товаров
Пановой О.В.
Объяснительная записка
Касательно ошибочно пробитого чека 5 апреля 2010 года
Я, Попова Ольга Владимировна, 5 апреля 2010 года, ошибочно пробила кассовый чек, обнаружила ошибку до снятия суточного отчёта с гашением. Моей вины в произошедшем быть не может, так как я очень внимательно отношусь к работе с ККМ. Причиной этого считаю неполадки в работе ККМ, поскольку такие ошибки наблюдаются несколько дней подряд. Прошу Вас обратить внимание на работу данного ККМ.
При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.
В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.
Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:
В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:
Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:
Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.
В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:
При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:
Текст объяснительной записки состоит из двух частей:
Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить . Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.
При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:
Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.
Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.
Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.
Записка о невыполнении должностных обязанностей:
Записка об опоздании на работу:
Объяснительная записка составляется работником в случае дисциплинарного или трудового нарушения и служит для защиты работника от наложения штрафных санкций или их смягчения. Составляется работником по требованию работодателя на листе формата A4 от руки или в компьютерном виде.
Если работник совершает какие-либо противоправные действия на своём рабочем месте, или, наоборот, бездействует, работодатель может затребовать от него письменные объяснения происходящего.
Если работник не выполняет свои непосредственные трудовые обязанности, нарушает дисциплину труда или распорядок дня на предприятии, то работодатель имеет право применить к такому нерадивому работнику дисциплинарное взыскание. Но перед этим он должен затребовать с работника письменное объяснение, в котором будут описаны основания совершения работником такого поступка.
Объяснительную лучше писать от руки. Это подтверждает авторство провинившегося сотрудника. Как показывает судебная практика, случаи отказа от авторства служебных документов, которые были напечатаны на компьютере, достаточно велики.
Письменное объяснение применяется тогда, когда следует доказать уважительность причин произошедшего. Так как перед тем, как применить к работнику дисциплинарное наказание, работодатель должен тщательно разобраться в произошедшем, то в объяснительной записке аргументируются детали.
Каждая объяснительная записка должна подробно излагать все подробности содеянного, чтобы работодатель мог чётко понимать, если ли вина его работника в случившемся или нет.
Кроме того, записка может носить и оправдательный характер, когда сотрудник в деталях поясняет работодателю, что его вины в случившемся нет.
На составление записки законом отводится 2 рабочих дня. Если в течение этого срока записка не будет представлена работодателю, нужно будет составлять акт о непредставлении. Наличие или отсутствие записки в данном случае, никак не повлияет на применение дисциплинарного взыскания.
Работник обязан объяснить работодателю, что стало причиной для совершения того или иного поступка. Обстоятельства могут носить различный характер, но все они приводят к следующим нарушениям трудовой дисциплины:
Требовать письменных объяснений может только работодатель, или уполномоченное лицо, которое имеет право принимать решения о применении взысканий. Такое уполномоченное лицо должно быть назначено на должность непосредственно работодателем, или же общим собранием участников общества.
Работник имеет право не писать объяснительную на работе, так как она прямо или косвенно подтверждает его вину в происшествии. Но, как показывает практика, при отказе работника, работодатель признаёт его виновным и применяет к нему взыскание вплоть до увольнения.
При этом отказ от написания объяснительной руководителю должен быть письменным, иначе работодатель не докажет, в случае судебного разбирательства, что он требовал у работника объяснений, а он их не представил.
Но лучше написать объяснения, и изложить все факты честно. Тогда есть вероятность того, что работодатель «проникнется» проблемами своего подчинённого и простит его. Как следствие, наказание не будет применено.
Пишется объяснительная от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части: