Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

• Для начисления заработной платы, отпускных работников.
• При проведении проверок различными внешними органами контроля.
• Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
• Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
2. Листки нетрудоспособности.
3. Справки и докладные начальников отделов.
4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля , выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

• Метод сплошной регистрации . Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
• Метод отклонений . В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

• Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
• Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
• Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

• Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.

• Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения :

• ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
• Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.

Кто подписывает табель учета рабочего времени на предприятии, сказано в постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Однако на самом деле здесь есть некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание, — вот об этом и поговорим в нашей статье.

Кто должен подписывать табель учета рабочего времени?

Применяемые на предприятиях для табелей учета формы Т-12 и Т-13 были утверждены в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1. Несмотря на то что с 01.01.2013 вступил в силу федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который сделал этот нормативный акт необязательным (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012), формы до сих пор применяются:

1. Т-12 — при обычном составлении, а также одновременном расчете оплаты. Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.
2. Т-13 — при использовании автоматических систем учета рабочего времени (турникетов, систем регистрации пропусков, личных электронных карточек доступа и т. п.). Как правило, табель по такой форме готовится с помощью специальных программ.

В целом разница между данными формами невелика, благодаря чему они во многих случаях могут быть взаимозаменяемыми. Более того, постановление Госкомстата разрешает при необходимости вводить в них дополнительные графы, если условия работы требуют учет дополнительной информации.

Постановление Госкомстата РФ, утвердившее формы табелей, одновременно утвердило и порядок их заполнения. Табель готовится уполномоченным лицом и подписывается начальником соответствующего отдела, цеха либо другого подразделения. Кроме того, готовый табель подписывается и кадровиком, после чего документ передается в бухгалтерию предприятия.

Однако необходимо помнить: с 01.01.2013 организации вправе сами утверждать образец табеля учета, а также внутренние акты, касающиеся правил его ведения. Во всяком случае, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 прямо это разрешает. Соответственно, своим приказом руководитель организации имеет право назначить лиц, которые будут отвечать за то, чтобы табели учета составлялись и передавались в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Также своим приказом руководитель может утвердить правила, по которым будет заполняться табель. Дело в том, что постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 разрешает вносить информацию в табель следующими способами:

1. «Сплошным» методом, когда в табель вносятся данные по каждому дню (каждой смене). Он используется в случаях, когда продолжительность рабочего дня может быть различной.
2. Метод отклонений. Он используется в тех ситуациях, когда продолжительность смен одинакова. При этом регистрируются лишь отклонения от обычного порядка: неявки на работу, сверхурочные и т. д.

Какой метод избрать, решает руководство организации. Важно лишь обеспечить применение только одного метода.

Не знаете свои права?

Кто утверждает табель учета рабочего времени в учреждениях?

Формы Т-12 и Т-13, а также разработанные самостоятельно образцы применяются лишь в ограниченном числе случаев. В частности, по отношению ко многим учреждениям должна применяться форма 0504421, утвержденная приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015. Правила, установленные этим приказом, значительно отличаются от тех, что предусмотрены постановлением Госкомстата РФ № 1.

В частности, по приказу № 52н табель не должен проходить согласование с кадровой службой. В результате подпись кадровика не требуется, поэтому документ, составленный лицом, назначенным приказом по организации, им же подписывается и сразу передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

В методических указаниях, утвержденных тем же приказом, указывается, что табель по форме 0504421 может корректироваться в случаях, когда обнаружена недостоверность указанной в нем информации. В этом случае ответственное лицо составляет корректирующий табель и также передает его в бухгалтерию.

Кто же может быть назначен ответственным за составление и утверждение табеля? Здесь ответ могут дать должностные инструкции, утвержденные в учреждении. При их подготовке же обычно ориентируются на квалификационный справочник должностей, утвержденный постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998, согласно которому организация табельного учета в организации возлагается на начальника отдела кадров. Личного ведения табеля от начальника при этом не требуется. Он может лишь контролировать работу табельщиков, непосредственно ведущих составление документов.

Может ли вести табель бухгалтер?

На практике часто возникает и вопрос о том, может ли быть возложено ведение табельного учета на бухгалтера. Тут нужно отметить, что напрямую круг лиц, которые обязаны вести табели, нормативно не закреплен. То есть чисто с формальной точки зрения поручить эту работу бухгалтеру организации можно.

Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается. Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается.

Тем не менее, если на предприятии отсутствует кадровая служба, возможность возложить эти обязанности и на бухгалтера есть. Однако в этом случае важно помнить, что соответствующие функции должны быть установлены внутренними актами предприятия. Сделать это можно 2 способами:

1. Приняв соответствующую должностную инструкцию. При этом для бухгалтеров, работающих в ОАО, страховых компаниях и ряде других организаций, инструкция должна в обязательном порядке разрабатываться на основе профстандарта.
2. Внеся запись об этом в трудовой договор в установленном законом порядке.

Если ни трудовой договор, ни должностная инструкция подобной функции не предусматривает, бухгалтер вправе отказаться от ведения таких документов.

Положения

Открыть в формате Word

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.

1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;

1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;

1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.

1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

2. Определения

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).

2.2. Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.).

Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.

2.3. Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.

3. Правила заполнения табеля

3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.

3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:

3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.

3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.

3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».

3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.

3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.

3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон и E-mail подписавшего.

3.5.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.

3.5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:

— местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.

— фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.

3.5.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».

3.5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.

3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.

3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

3.5.7. В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.

3.5.8. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

3.5.9. В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.

3.5.10. Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.

3.5.11. В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

3.5.12. В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.

3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

3.5.14. В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.

3.5.15. В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.

3.5.16. В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.

3.5.17. В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.

3.5.18. В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.

3.5.19. В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.

3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.

3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.

3.5.22. В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.

3.5.23. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

3.5.24. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.

3.5.25. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.

3.5.26. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.

3.5.27. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

3.5.28. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3.5.29. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.

3.5.30. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

3.5.31. В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.

3.5.32. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.

3.5.33. В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.

3.5.34. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).

3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.

3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.

3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

4. Порядок формирования и представления табелей

4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени

4.2. При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.

4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия – в службу охраны.

4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.

4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.

4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.

Как заполнять табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется "учет использования рабочего времени". Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.

Бланки табеля учета рабочего времени: правила и санкции

Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим "Я" и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить "К". А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится "в", а в нижней — нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам ("НН").

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Материал размещен на сайте HRM.RU

Топ 10: Системы учета рабочего времени

Система учета рабочего времени для среднего и крупного бизнеса. Автоматический мониторинг рабочего времени за компьютером, учет встреч и звонков. Делит программы и сайты, с которыми работает сотрудник, на продуктивные и непродуктивные.

Yaware Time Tracker

Сервис для эффективного мониторинга работы сотрудников. Контроль опозданий, уходов раньше положенного, отсутствия сотрудников на рабочих местах. Есть мобильное приложение для трекинга выездных сотрудников.

Тайм Доктор

Онлайн программа учета рабочего времени. Отслеживает работу персонала, но и предоставляет разбивку о том, сколько времени тратится на определённые проекты (или клиентов). Есть съёмка скриншотов для мониторинга работы сотрудников.

Программа собирает информацию о том, в каких программах работал сотрудник и сколько времени он провел на различных сайтах. Формируются отчеты, в которых руководитель может видеть эффективность работы подчиненных и подразделений как согласно графикам рабочего времени сотрудников, так и за весь период без учета графиков. Кейлоггер перехватывает все нажатия клавиш сотрудников на их рабочих компьютерах.

Решение для управления персоналом. Позволяет не только контролировать деятельность ваших сотрудников за компьютером, но и измерять их продуктивность. Учет рабочего времени, запущенных приложений и посещенных web-сайтов. Снимки экрана. Анализ набранного текста. Автоматические оповещения о нарушении трудовой дисциплины. Широкий спектр отчетов по отделу и по каждому сотруднику.

Система учёта рабочего времени для некомпьютерных компаний. Позволяет удобно вести учет рабочего времени при помощи биометрического терминала либо Android-планшета, который можно установить на входе.

Мой график

Сервис планирования графика работы персонала. Учет опозданий, отгулов, больничных, отпусков. Составление графика работы одним нажатием. Учет рабочего времени без оборудования. Ключевые показатели эффективности

Облачное приложение для учета рабочего времени. Состоит из нескольких приложений, которые можно самостоятельно (или в команде) использовать в онлайн-интерфейсе, на планшете или телефоне.

Большой Брат

Система учёта рабочего времени. Позволяет отмечать время пребывания на работе, время обеденного перерыва и простоев; контролирует интернет-трафик, строит отчеты по использованию рабочего времени.

Система учета рабочего времени и контроля доступа с использованием биометрии и аппаратных терминалов

Сервис для автоматического учета и контроля рабочего времени продавцов и сотрудников через распознавание лиц. Позволяет фиксировать приход и уход, контролирует присутствие сотрудников на рабочем месте, уведомляя руководство о проблемах дисциплины. Формирует табель рабочего времени с подробным отчетом о посещениях и отработанном времени.

ОфисМЕТРИКА

Программа учета рабочего времени сотрудников в офисе. Фиксирует начало и окончание рабочего дня, перерывы на обед, паузы, перекуры. Учитывает работу программ и посещения сайтов. Вся статистика, собранная программой, представлена в форме наглядных отчётов.

Особенности заполнения табеля учета рабочего времени

Бесплатная персональная программа для учета рабочего времени

Облачное решение для мониторинга работы сотрудников на ПК. Отслеживает широкий перечень активностей использование приложений, веб серфинг, переписку в Skype, email. Позволяет в реальном режиме времени наблюдать за рабочими столами компьютеров сотрудников

1. Понятие и содержание табеля учета рабочего времени

В каждой организации Российской Федерации обязательно ведется учет рабочего времени.

Порядок оформления табеля рабочего времени

В крупных организациях и на предприятиях создается специальное структурное подразделение (группа, бюро, сектор и др.) табельного учета. В небольших организация может быть введена отдельная должность – табельщик. В офисах, где использование такого работника для ведения учета рабочего времени нерационально, эту функцию поручают уполномоченному (назначенному приказом руководителя) должностному лицу. Часто учет рабочего времени становится обязанностью секретаря.

Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени1.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Ведение табеля учета рабочего времени организуется с учетом специфики работы организации.

Учет использования рабочего времени организуется в целях:

— обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявление опоздавших и неявившихся;

— контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;

— фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;

— учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

— регистрации прогулов.

При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

2) Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

3) Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет2.

На основе данных по учету рабочего времени проводятся расчеты оплаты труда. Эти же сведения используются для составления форм статистической отчетности.

Учет рабочего времени ведется ежедневно, результаты фиксируются в унифицированной форме табеля, разработанной органами статистики. В настоящее время применяются формы утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несу административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

Табель ведется в одном экземпляре. В конце месяца подсчитывается общее количество отработанных работником дней и часов. Табель подписывают руководители структурных подразделений (в небольших организациях – руководитель организации) и работник, отвечающий за ведение табеля. Подписанный документ передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, хранятся один год.

Для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и Т-13 «Табель учета рабочего времени»3.

2. Заполнение табеля учета рабочего времени

Заполнение формы Т-12. Для заполнения формы табеля применяются установленные буквенные обозначения отработанного и неотработанного времени (см. приложение 1). Эти обозначения размещены на титульном листе формы Т-12, они применяются и при заполнении формы Т-13.

Важно соблюдать следующее правило заполнения табеля. Для каждой условной отметки (кроме отметки о нормальной продолжительности рабочего времени) необходимо наличие соответствующих документов. Отметки о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (или работодателя), сокращенной продолжительности рабочего времени и др. вносятся в табель только на основании надлежащим образом оформленных документов. Такими документами могут быть, например, листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, приказ о командировании и пр.

Если работник не предоставляет соответствующих документов, в табеле отмечается буквенный код «НН» — отсутствие работника на рабочем месте по невыясненным причинам. В последующем при выяснении причин неявки в табель могут быть внесены исправления. Если же выясняется, что зафиксированный прогул (например, по докладной записке начальника структурного подразделения), то табель может служить документом – основанием для применения дисциплинарных воздействий или увольнения работника по соответствующей статье Трудового Кодекса Российской Федерации.

В форме табеля Т-12 для отражения ежедневных затрат рабочего времени на каждого работника отведено две графы – 4 и 6. Каждая графа разделена на две строки. В верхних строках проставляются условные обозначения видов затрат рабочего времени, в нижних – фактически отработанное количество часов и минут4.

При заполнении формы Т-12 в верхних строках граф 5 и 7 проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период; в графе 5 – за первую половину месяца, в графе 7 – за вторую.

Любая организация вправе применять один из следующих методов ведения табеля:

— в табеле отмечают как явки, так и неявки на работу;

— в табеле отмечают лишь отклонения (неявки, опоздания, сверхурочные часы работы и др.).

При использовании второго способа в табеле в графах 5 и 7 в верхней строке проставляются только коды условных обозначений неявок на работу (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных и общественных обязанностей и др.), а нижние строки этих граф остаются пустыми.

Если организация применяет один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет, то при составлении табеля по форме Т-12 в разделе 2 не заполняются графы 18 – 22. Если же установлены разные для различных категорий работников виды оплаты и корреспондирующие счета, то в табеле заполняются графы 18 – 34.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются5.

Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу.

Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.

Заполнение формы Т-13. Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» в небольших организациях, как правило, не используется. Эта форма применяется для учета рабочего времени при наличии в организации автоматизированной обработки учетных данных (см. приложение 2).

Бланки табеля по форме Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер, т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

В форме Т-13 ежедневные затраты рабочего времени отмечаются в графе 4. Она содержит четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее месяцу число граф (15 и 16).

Если организация применяет один (общий для всех работников) вид оплаты и корреспондирующий счет, в табеле формы Т-13 заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7 – 9 и графа 9, без заполнения граф 7 и 9.

Если организация начисляет заработную плату по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов, при записи учетных данных заполняются графы 7 – 9.

Если количество видов оплаты и корреспондирующих счетов превышает четыре, в форме Т-13 предусмотрен дополнительный блок с идентичными номерами граф для заполнения данных по видам оплаты.

Два раза в месяц (за первую и вторую половину месяца) проводится подсчет общего количества рабочего времени – отработанных дней и часов. Подсчет проводится суммированием цифр во второй строке граф 4 и 6 и внесением результата в графу 5. Данные за вторую половину месяца также получаются суммированием граф 4 и 6, но результат вносится в графу 7. В графах 8 – 13 проставляются данные учета рабочего времени в целом за месяц.

Табели учета рабочего времени хранятся один год в том подразделении (у того сотрудника), где ведется учет рабочего времени.

Библиографический список

1. Андреева, В. И. Пример заполнения табеля учета рабочего времени/ В. И. Андреева// Справочник кадровика. – 2006. — №2. – С.72 – 73.

2. Митрофанова, В. В. Табель учета рабочего времени/ В. В. Митрофанова// Справочник кадровика. – 2004. — №11. – С.63 – 67.

3. Санкина, Л. В. Табель учета рабочего времени/ Л. В. Санкина// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. — №8. – С. 36 – 39.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.:Проспект,2008. – 208 с.

Приложение 1

Страницы: следующая →

Данные о рабочем времени каждого сотрудника нужны для правильного расчета его среднего заработка. Поэтому работодатель обязан вести учет рабочего времени независимо от применяемой системы оплаты труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ).

Организация вправе или вести учет в форме, разработанной самостоятельно и утвержденной руководителем организации, или, как и прежде, использовать унифицированную форму (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом, по нашему мнению, второй вариант проще и удобней. В унифицированной форме предусмотрены все строки и графы, необходимые для правильной организации учета. Остановимся подробнее на порядке ее заполнения.

Форму табеля N Т-12 (рис.1) применяют при ручном учете, N Т-13 (рис. 2) - при автоматизированном. Отметим, что форма N Т-12 состоит из двух разделов: I - "Учет рабочего времени" (продолжение рис. 1) и II - "Расчет с персоналом по оплате труда" (продолжение рис. 1). Первый раздел предназначен непосредственно для учета времени, отработанного сотрудниками, второй - для отражения начисления им заработной платы. При этом организация вправе вести раздельный учет этих данных. В такой ситуации раздел II табеля не заполняют.

Оба табеля составляют в одном экземпляре. При этом рабочее время учитывают в табеле одним из двух способов: либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются лишь коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

На титульном листе табеля N Т-12 есть условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Они должны использоваться и при заполнении табеля по форме N Т-13 (продолжение рис. 1).

В большинстве случаев табель подается в бухгалтерию один раз в месяц по его окончании. Однако это не совсем верно. Дело в том, что заработная плата должна выдаваться работнику не реже чем каждые полмесяца (аванс и окончательный расчет) (ст. 136 ТК РФ). При этом аванс начисляют исходя из фактически отработанного сотрудником времени, которое отражено в табеле. Получается, что в отношении сотрудников-повременщиков табель нужно оформлять каждые полмесяца. Иначе правильно начислить им аванс бухгалтерия не сможет.

Ведение табеля - обязанность организации. Причем он необходим даже при условии, что в организации применяется сдельная форма оплаты труда. С одной стороны, при применении этой системы заработок сотрудника не зависит от количества отработанного им времени. Он определяется исходя из установленных расценок на выполненный объем работ в натуральных величинах. Однако независимо от системы оплаты труда, установленной в организации, продолжительность рабочего времени ограничена трудовым законодательством. Поэтому работодатель обязан вести его учет. Трудовой кодекс не делает никаких исключений из этого правила (ст. 91 ТК РФ). Кроме того, данные о рабочем времени, затраченном каждым сотрудником организации, нужны для правильного расчета его среднего заработка и формирования статистической отчетности.

При увольнении сотрудника организация по его требованию должна оформить выписку из табеля учета рабочего времени. По трудовому законодательству работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать сотруднику трудовую книжку и заверенные копии других документов, связанных с его работой (ст. 84.1 ТК РФ).

Их представляют по просьбе работника. Причем перечень этих документов Трудовой кодекс не устанавливает. Табель напрямую связан с работой сотрудника. Следовательно, он вправе требовать его копию.

Однако в табеле есть данные не только по увольняющемуся, но и по другим работникам. Причем сведения, содержащиеся в табеле, являются их персональными данными. Поэтому они могут передаваться другим лицам только с их согласия. Таким образом, в данной ситуации, чтобы не получать согласие других работников, организация вправе оформить выписку из рассматриваемого документа, где будет указана информация лишь по увольняющемуся работнику.

Особенности заполнения табеля в отдельных ситуациях

Законодательство недостаточно четко регулирует порядок заполнения унифицированной формы табеля в различных ситуациях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому бухгалтеру или табельщику приходится самостоятельно решать, что отражать в табеле в каждом частном случае.

Для учета рабочего времени организация может как разработать собственный бланк табеля, так и вести его по унифицированной форме. При этом, разрабатывая собственный бланк, она вправе взять за основу унифицированную форму, дополнить ее любыми реквизитами и удалить лишние данные. Главное, чтобы впоследствии эта форма была утверждена руководителем организации.

Работа сверхурочно

Предположим, табель заполняется методом сплошной регистрации явок и неявок. Сотрудник организации работал сверхурочно (10 часов вместо установленных 8). Какой код за этот день проставлять в табеле: "Я" (продолжительность работы в дневное время) или "С" (продолжительность сверхурочной работы)?

В данном случае в табель может быть введена дополнительная графа. В существующей графе ставят код "Я", в дополнительной - "С". При этом для удобства дальнейших подсчетов нормальную и сверхурочную продолжительность времени целесообразно разделить и указать в соответствующих графах.

В то же время подобной проблемы не возникнет при регистрации в табеле лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени.

Работа в день командировки

Сотрудник по договоренности с работодателем может выйти на работу в день возвращения из командировки. Получается, что, с одной стороны, его командировка не закончилась (код по табелю "К"), с другой - он находится уже на рабочем месте (код по табелю "Я"). Отметим, что вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Это предусмотрено Положением об особенностях на правления работников в служебные командировки (утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Обязанности выходить на рабочее место в день командировки у сотрудника нет. Однако по договоренности с работодателем он может это сделать как на полный день, так и на его часть. В данном случае организация обязана ему оплатить:

День командировки (таковым считается и день прибытия) из расчета среднего заработка;

Суточные за этот день;

Отработанные часы.

Соответственно, в табеле могут быть проставлены коды, обозначающие нахождение сотрудника в командировке и факт его выхода на работу. При этом в табеле нужно указать и количество отработанных им часов. Предположим, в день возвращения из командировки сотрудник отработал 4 часа. В такой ситуации в соответствующих графах табеля проставляются буквенные коды "К" и "Я" и отработанные часы - "4". Таким образом, бухгалтер отразит факт нахождения сотрудника в командировке, его работы в этот день и количество отработанных часов.

В таком же порядке табель может быть заполнен, если, например, сотрудник возвратился из командировки после 00:00 часов (этот день считается днем командировки) и вышел в этот день на работу.

Поездка в командировку и (или) возвращение из нее в выходные

По решению руководства сотрудник организации может быть направлен в служебную командировку в выходной день (например, в субботу или воскресенье при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями). Кроме того, он также может вернуться из командировки в выходной день. Как указал Верховный Суд РФ, в данном случае заработок лицу начисляется в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса (решение ВС РФ от 20.06.2002 N ГКПИ02-663). Эта статья устанавливает общие правила, по которым оплачивают выходные или нерабочие праздничные дни.

Следовательно, за эти дни оплату сотруднику начисляют исходя не из его среднего заработка (как это предусмотрено для оплаты дней командировки), а из тарифной ставки или оклада, увеличенной как минимум в два раза. В табеле учета рабочего времени в выходные дни проставляются коды "К" и "РВ" с указанием времени в пути, которое на них приходится ("К" - служебная командировка, "РВ" - продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни).

Работа в дни болезни

Бывает, что сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу. А после закрытия листка предъявляет его к оплате. Отметим, что в этой ситуации его труд должен быть оплачен работодателем. Однако за эти дни работник не вправе претендовать на оплату больничного. Ведь пособие предназначено для компенсации заработка, утраченного во время болезни. А в данном случае этого не произошло.

Поэтому в дни болезни и невыхода на работу сотрудника в табеле проставляется код "Т" (нетрудоспособность). При выходе его на работу во время болезни проставляется код "Я" с указанием фактически отработанных часов.

Работа во время отпуска по уходу за ребенком

Зачастую сотрудники организации, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, трудятся в организации на условиях неполного рабочего времени. В этой ситуации возникает вопрос, какой буквенный код должен быть указан в табеле: "Я" (продолжительность работы в дневное время) или "ОЖ" (отпуск по уходу за ребенком)?

В данном случае табель может быть заполнен так же, как и при работе в день командировки. То есть в нем указывают коды "Я" и "ОЖ". При этом в табеле приводят количество часов, фактически отработанных этим сотрудником.

Отметим, что сотрудница вправе прервать такой отпуск и выйти на работу на полный день. С момента выхода сотрудницы на работу в табеле указывают код "Я" (продолжительность работы в дневное время) и количество фактически отработанных часов.

Работа в выходные с предоставлением другого дня отдыха

По трудовому законодательству работу в выходной день оплачивают не менее чем в двойном размере. При этом по желанию сотрудника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В такой ситуации работа в выходной день оплачивается в обычном порядке, а день отдыха оплате не подлежит (ст. 153 ТК РФ).

При работе в выходной в табеле указывают код "РВ" (продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни), а также количество часов, отработанных сотрудником в выходной (независимо от того, как впоследствии он будет оплачен: в двойном или одинарном размере). Если сотруднику предоставляют дополнительный день отдыха, его отмечают кодом "НВ" (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)). Количество рабочих часов в этот день не приводят.

Учет дней донорства

В день сдачи крови и ее компонентов, а также в день связанного с этим медицинского обследования сотрудник должен быть освобожден от работы. При этом за ним сохраняется средний заработок (ст. 186 ТК РФ). После каждого дня сдачи крови ему также предоставляют дополнительный день отдыха. Этот день по желанию сотрудника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи крови (ст. 186 ТК РФ).

Так как в день сдачи крови работник освобождается от работы, а за этот день и за дополнительный день отдыха, предоставляемый в связи со сдачей крови, сохраняется средний заработок, они отмечаются в табеле кодами "Г" (день сдачи крови) и "ОВ" (дополнительные выходные дни (оплачиваемые)). Количество рабочих часов в эти дни не указывают.

Если работодатель не был заранее уведомлен о причинах неявки работника в день сдачи крови, в табеле ставят код "НН" (неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)). После получения от работника соответствующей медицинской справки этот код исправляют на код "ОВ".

Прохождение медицинского обследования по направлению военкомата

Организация обязана освободить сотрудника от работы в те дни, когда он выполнял государственные или общественные обязанности. При этом за ним сохраняется место работы и в некоторых случаях средний заработок. Данное правило применяется при условии, что государственные или общественные обязанности сотрудник должен выполнять в рабочее время по Трудовому кодексу или другим федеральным законам (ст. 170 ТК РФ). По закону о воинской службе (Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ) на время медицинского освидетельствования (обследования или лечения) граждан для решения вопроса о постановке их на воинский учет они освобождаются от работы. При этом за данный период времени организация обязана им выплатить средний заработок.

Следовательно, во время прохождения медицинского обследования сотрудник выполнял свои государственные обязанности. Этот период времени отмечается в табеле кодом "Г" (невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству).

Увольнение работника

Работник может уволиться, например, в начале или середине месяца. Как в такой ситуации заполнять те графы табеля, которые приходятся на даты после его увольнения? Отметим, что табель необходим для учета рабочего времени, отработанного каждым сотрудником. Поэтому в последний день, когда сотрудник присутствовал на работе, в табеле указывается код "Я" (продолжительность работы в дневное время) и количество отработанных им часов. В ячейках за те дни, когда человек больше не является работником организации, буквенных отметок не делают. В них также не указывают и количество рабочих часов. После увольнения работника в соответствующих ячейках табеля проставляют прочерки.

Мнение

Наталья Левинская, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Анна Кикинская, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Пособие по временной нетрудоспособности как разновидность страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством призвано компенсировать гражданам утраченный заработок в связи с наступлением временной нетрудоспособности (п. 1 ч. 1 ст. 1.2, п. 1 ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 1 ст. 1.4 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Следовательно, выплата пособия по временной нетрудоспособности за период, в течение которого заработок утрачен не был, невозможна и противоречит законодательству. В этой ситуации ФСС России может признать, что расходы на выплату страхового обеспечения не могут производиться за счет средств фонда и, соответственно, не принять их к зачету.

Мнение

Татьяна Чашина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Иван Михайлов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

При предоставлении отпуска по уходу за ребенком работодатель обязан издать соответствующий приказ (распоряжение). На его основании делаются соответствующие отметки в личной карточке работника. Но если уход в отпуск зафиксирован приказом, то представляется правильным издать и приказ о прекращении такого отпуска. Приказ будет являться основанием для внесения в личную карточку соответствующих отметок. Сотрудник, который желает прервать отпуск по уходу за ребенком, может заранее в письменной форме проинформировать об этом работодателя, хотя это не обязательно. В этом случае приказ об окончании отпуска издается на основании заявления работника.

Статьи этого раздела

• Неиспользованные отпуска: риски и варианты решения вопроса

  Как известно, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждая компания обязана составить график отпусков не менее, чем за 2 недели до нового года. Для HR-служб это сложный проект, надо не только согласовать план на будущий год,…

• С бала на корабль – легко. Как вернуться к работе после отпуска

  Среди офисных сотрудников есть поверье – если, вернувшись из отпуска, вы не можете вспомнить пароль от рабочей почты, значит, отдохнули вы хорошо. Человек быстро привыкает к расслабленному отпускному состоянию, и первые дни на рабочем месте…

• Дополнительный выходной день в компании

  Введение дополнительного выходного дня в компании возможно при условии его оплаты, поскольку он лишает работников возможности трудиться в день, не являющийся по закону нерабочим праздничным или выходным. В приказном порядке поменять местами рабочий и выходной…

• Заполнение больничного листа работодателем

  Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам сотрудник предъявляет выданный медицинской организацией листок нетрудоспособности, который работодателю нужно уметь правильно заполнить, ведь ошибки при заполнении больничного листа могут повлечь отказ в возмещении пособия.

• «Сгорает» ли неиспользованный отпуск?

  Вопрос о том, «сгорает» ли неиспользованный отпуск, если его не отгулять, остается открытым. Пока чиновники уверяют трудящихся в том, что неиспользованные отпуска не «сгорят», суды в некоторых регионах отказывают только что уволившимся гражданам во взыскании компенсации за неиспользованный отпуск по причине пропуска срока обращения в суд.

• Компенсация за неиспользованный отпуск и проезда к месту отдыха: спорные вопросы

  Рассмотрим топ-3 спорных вопросов, касающихся компенсаций за неиспользованный отпуск и компенсаций проезда к месту отдыха и обратно. Обязан ли работодатель при увольнении выплачивать компенсацию за все неиспользованные отпуска? Можно ли заменять неиспользованный отпуск денежной компенсацией…

• Отпуск по уходу за ребенком. Разбираемся с горячими вопросами молодых мам

  Рождение ребенка и последующий уход за ним волнительное событие в жизни каждой женщины. Помимо массы хлопот, связанным с уходом за самим ребенком, конечно же возникают вопросы о том как построить отношения с работодателем на период отпуска. Вероника Шатрова, эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор "Системы Кадры", ответила на ряд горящих вопросов молодых мам и поделилась полезными советами по вопросу оформления отпуска по уходу за ребенком.

• График отпусков в вопросах и ответах

  Законодательство требует утвердить документ не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. То есть до 17 декабря. Утвержденный график отпусков обязаны исполнять как сотрудники, так и работодатели. Поэтому и у тех и у…

• Штатное расписание и график отпусков

  Штатное расписание и график отпусков являются чуть ли не самыми проблемными кадровыми документами. С одной стороны, без них нельзя, с другой - при их оформлении возникает масса типичных ошибок.

• Дистанционная работа для беременной женщины

  Сотрудница в связи с беременностью написала заявление о возможности перевода ее на режим удаленной работы. Оформлять больничный лист по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребенком она не планирует. При выполнении ряда условий сотрудница может продолжить свою работу.

• Переводим сотрудников на гибкий график работы. Как это сделать, чтобы они не стали работать меньше и хуже

  «За этот месяц два лучших сотрудника подали заявления об увольнении!» – рассказал HR-директору руководитель службы маркетинга. Отдел персонала выяснил, почему сотрудники уходят. От них требуют приходить на работу к 9.30, за опоздание наказывают, но они часто задерживаются до ночи. Люди нашли работу с более гибким графиком. HR-директор предложил гендиректору ввести такой график для сотрудников некоторых подразделений. Он сказал: «Давайте попробуем. Только показатели не должны снизиться!»

• Устанавливаем гибкий график работы

  Устанавливая гибкий график рабочего времени, необходимо грамотно оформить кадровые документы. Какие именно документы следует составлять, зависит от того, принимается ли работник изначально на гибкий график или он вводится для «старого» сотрудника.

• Проблемные моменты при выходе на пенсию

  Выход на пенсию - достаточно простая и всем известная процедура. Но это только на первый взгляд. Нужно ли пенсионеру отрабатывать две недели при увольнении? Можно ли дважды выйти на пенсию и что при этом должно быть написано в трудовой книжке? Постараемся разобраться в данных вопросах.

• Учет рабочего времени. Табель учета

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/) Согласно статье 91 Трудового кодекса «работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». До 1 января 2013 года для учета…

• Какое время работы будет считаться неполным?

  Ответ: Рабочим является время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами отнесены к рабочему времени.

• Нюансы предоставления отпуска без сохранения заработной платы

  Достаточно часто работники обращаются к руководителю учреждения с просьбой о предоставлении отпуска "за свой счет". Работники меж собой называют такой отпуск административным, а в трудовом законодательстве он называется отпуском без сохранения заработной платы. Всегда ли руководство обязано предоставить такой отпуск работнику, есть ли ограничения по его длительности, можно ли отозвать работника из него и как влияет данный отпуск на стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска - расскажем в данной статье.

• Вопросы, возникающие при установлении неполного рабочего времени

  По соглашению между работником и работодателем трудовым договором может быть установлено неполное рабочее время, а именно неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (ст. 93 ТК РФ). В представленной статье рассмотрим наиболее интересные судебные решения по спорам об установлении неполного рабочего времени и оплате работы в указанном режиме.

• Отзыв работника из отпуска

  Нередко сотрудников в силу производственной необходимости отзывают из ежегодных оплачиваемых отпусков. Правомерно ли подобное действие администрации? Кого нельзя отзывать из отпуска? Как оформить данную процедуру? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

• Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска при 0,5 ставки работника

  Должна ли наша организация предоставлять совместителю ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, ведь работает он всего на 0,5 ставки

• Отпуск без сохранения зарплаты. Шпаргалка для кадровика

  Трудно представить организацию, в которой работодатель никогда не сталкивался с желанием работника взять отпуск за свой счет (отпуск без сохранения заработной платы). В большинстве случаев речь идет об отпусках, которые предоставляются по просьбе работника и по усмотрению работодателя. Но в определенных ситуациях и для отдельных категорий работников действующее законодательство устанавливает обязанность работодателя по предоставлению отпуска без сохранения заработка.

• Допустим ли административный отпуск?

  В период экономического спада направление работников в неоплачиваемый отпуск стало распространенным способом снижения расходов на оплату труда. В статье обсудим правомерность его применения. По данным Международной организации труда, в связи с углублением…

• Путевки за счет ФСС РФ

  В некоторых случаях отдых или лечение могут быть оплачены за счет средств ФСС РФ.

• Простой - работа в организации временно приостановлена

  Руководство может принять решение о временной приостановке работы в организации. Причины разные: поломка оборудования, перебои в поставке сырья, авария или стихийное бедствие. Но даже в такой ситуации компания обязана вести учет и сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность.

• Работа во время отпуска по уходу за ребенком: проясняем ситуацию

  Трудовой кодекс законодательно закрепляет решение часто встречающейся в жизни проблемы. Мать ребенка или другие, имеющие право на отпуск по уходу за ребенком лица, в ряде случаев имеют возможность выполнять работу на дому или трудиться неполный рабочий день. И желают эту возможность реализовать. Причин для этого немало: необходима дополнительная материальная поддержка семьи, требуется постоянно повышать свою квалификацию, да и просто, не хочется надолго отрываться от коллектива. Рассмотрим, как это реализуется в трудовом законодательстве.

  Роструд подробно разъяснил, что такое режим ненормированного рабочего дня и как он должен быть компенсирован в соответствии с действующей редакцией Трудового кодекса.

  В нынешних условиях перевод сотрудников на режим неполного рабочего времени практикуется компаниями достаточно часто*. Однако сама процедура установления неполной занятости с точки зрения закона не всегда выполняется безупречно. Давайте рассмотрим наиболее проблемные ситуации, связанные с изменением режима работы, о которых рассказали наши читатели. Проанализируем ошибки, заложенные в этих ситуациях, и подскажем, как их исправить.

• Переходим на неполное рабочее время

  Разбираем процедуру введения нового режима работы
  В последнее время из-за финансовых трудностей многие компании хотели бы ввести неполное рабочее время. Однако это возможно только при определенных условиях и с соблюдением процедуры, установленной Трудовым кодексом.
  В предлагаемой статье мы расскажем о том, в каком порядке и при каких условиях может вводиться неполное рабочее время и какие документы для этого нужно оформить.

• Продолжительность рабочего дня (смены)

  Рабочий день – это установленное законом время суток, затрачиваемое на работу. Длительность работы в течение суток, момент ее начала и окончания, перерывы устанавливаются правилами трудового распорядка, а для сменной работы – еще и графиками сменности.

• Рабочее время – что это?

  Рабочее время – это то время, в течение которого работник по условиям трудового договора должен выполнять свои трудовые обязанности, а также некоторые другие периоды времени, которые законодательство РФ относит к рабочему времени.

Табель учета рабочего времени должен быть в каждой организации независимо от ее формы собственности. За его отсутствие предусмотрено административное наказание, как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Из статьи вы узнаете:

• Для чего нужен табель;
• По какой форме вести учет;
• Оформление бланка
• Как заполнить
• По каким данным рассчитать выплаты работникам

Не допустить ошибок при заполнении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При подписке на журнал сейчас вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .

Кому и зачем нужен табель рабочего времени

Он содержит информацию о фактически отработанных часах и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации (простой, болезнь, прогулы и т. п.). Этот документ необходим:

• бухгалтеру . На основании сведений табеля работникам начисляется заработная плата, отпускные, пособия, командировочные.
• налоговикам . Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а, следовательно, и в занижении налоговой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение компанию могут оштрафовать на сумму от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, обяжут доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени.
• представителям ФСС России . Он может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
• трудовой инспекции . На его основании трудовики могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Если будет выявлено нарушение, придется заплатить штраф. Его размер для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
• органам статистики . С его помощью составляется ряд отчетов, например форма № П-4.

Еще Ваши коллеги читают:

Что грозит за отсутствие табеля

Отдельной статьи за неведение кадрового учета трудовое законодательство не устанавливает. Несмотря на это, если компания не будет вести табель учёта, она может быть привлечена к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательство о труде. Для должностных лиц - предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. Для организации - штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кто заполняет

Руководитель компании назначает работников, ответственных за ведение табеля. Как правило, это руководители подразделений. Назначение ответственных оформляют приказом (образец ниже) и знакомят с ним ответственных работников под роспись. В компаниях с большой численностью может быть отдельная ставка табельщика. Табельщик передает этот документ в кадровую службу, оттуда он попадает в бухгалтерию уже заполненным.

Какой может быть форма

Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• форма Т-12
• форма Т-13

Форма Т-12 используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». Она может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательных реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Таблица. Обязательные реквизиты

Составляется табель в одном экземпляре и передается в бухгалтерию. Имейте в виду: в компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, сведения должны поступать в бухгалтерию не реже чем один раз в месяц.

В табель заносятся сведения о сотрудниках, которые трудятся на основании трудовых договоров, по принципу «одна должность - одна позиция». Исполнение обязанностей по другой должности в основное рабочее время в порядке совмещения профессий или замещения временно отсутствующего работника в табеле не отражается. Также не включаются исполнители, работающие на основании гражданско-правовых договоров. А вот если работник является внутренним совместителем, то сведения по нему должны отражаться два раза.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное наименование компании в соответствии с учредительными документами и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель, если таковое имеется.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления (как правило, это последний день отчетного периода), а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После шапки переходим к заполнению основной части документа.

В графе 1 проставляется порядковый номер работника.

В графах 2 и 3 указываются полные ФИО работника, его должность, присвоенный табельный номер. Заполнять эти графы надо на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят согласно приказу (распоряжению) о приёме на работу.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в табеле, организация может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение. Например, если нужно отразить перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можно ввести буквенный код КР и цифровой 37. Поскольку такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка в отличие от обычного рабочего времени, то в нижних строках нужно указать продолжительность перерыва (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Обозначения в табеле учета рабочего времени

В графе 5 проставляется, сколько дней и часов выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7—9 предназначены для отражения сведений, необходимых для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в документ, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7—8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Например, для зарплаты используется код 2000, для отпуска и компенсации - 2012, для больничных листов -2300 и т. д.

Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

В графы 10—13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

Подписывается документ лицом, ответственным за его заполнение, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, либо директором компании.

Ниже вы найдете корректный образец заполнения табеля учета рабочего времени.

К сведению: к основному табелю может заводиться дополнительный лист. Например, он может потребоваться в случае увольнения работника в начале или середине месяца. Допустим, сотрудник увольняется 8 ноября. Тогда на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись «Уволен». По окончании месяца этот лист (на одного работника) прилагается к основному табелю, в котором уже не нужно дублировать информацию об уволенном сотруднике.

Еще один случай, когда может потребоваться дополнительный лист, - сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. В такой ситуации до сдачи табеля в бухгалтерию графу «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» можно оставить незаполненной. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, не представил оправдательных документов, в табеле следует проставить отметку о неявке по невыясненным причинам — код НН или 30.

После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Отработанный табель подшивается в специальные папки и по окончании года сдается архив, где он должен храниться не менее пяти лет. Если в компании вредные и опасные условия труда, то его следует хранить 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как считать выплаты работникам

Все коды в табеле учета рабочего времени делятся на две группы: оплачиваемые и неоплачиваемые.

К неоплачиваемым, например, относится код «В» - выходные и нерабочие праздничные дни. Для удобства список неоплачиваемых кодов мы привели в таблице ниже.

Таблица. Коды, которые не нужно оплачивать

* Работникам, принимающим участие в забастовке, за этот период зарплата не положена. Но коллективным договором, локальным нормативным актом могут быть предусмотрены компенсационные выплаты.

По оплачиваемым кодам из табеля учета рабочего времени бухгалтер определит, какую выплату нужно рассчитать. Для каждой выплаты установлен свой порядок расчета. Для удобства мы составили таблицу, в которой вы найдете список самых распространенных оплачиваемых кодов и порядок расчета выплат по каждому коду.

Таблица. Порядок расчета выплат по оплачиваемым кодам